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這次遠見30雜誌的採訪,蠻出乎我的意外,尤其本期的主題談『簡報 』,更是我第一次接受這樣主題的採訪,對我來說,簡報就像是我工作的一部分,每天都在發生,以一個專業講師而言,簡報力不只是專業的表現,更是與聽眾、學員達到良好溝通的必備能力。
 
雜誌內整理了許多簡單有效的簡報技巧,實在很適合買來珍藏,當成一般上班族的工具書。
 
就讓我們先睹為快....
(以下內容摘自遠見30雜誌74期) 
  

全世界不同地方,每天都有無數場簡報正在上演,很多簡報都落得讓人呵欠連連的窘境,只有極少數的簡報,能和聽眾建立起深刻的互動與共鳴,成功取得認同。

    人生教練成長顧問(股)公司訓練總監陳彥宏指出,如果簡報內容娛樂效果十足、言語流暢或是令人印象深刻,固然很好,但這些都不是簡報的主要目的,簡報的唯一目的就是把聽眾推向「終點」,願意對你的提案買單。

    無論是正式的簡報、演說、銷售訴求等,每種溝通型態的目的都是希望把聽眾從起點(一開始的狀態),帶往「終點」(你預定的目標)。

    客戶對象包含雅虎、英特爾、微軟等世界知名大企業的簡報大師傑瑞‧魏斯曼(Jerry Weissman)在《簡報聖經:簡報大師的制勝演說絕招》中,開宗明義地說,從起點到終點的過程就是說服。

    優秀的簡報者會打從一開始就捉住聽眾的心,並引導他們進入簡報內容、概念,最後呼籲聽眾採取行動,牢牢跟隨。「捉住、引導、跟隨就是管理,有效簡報就是有效管理聽眾的心。」魏斯曼說。

    但是,從起點到終點必定會經過一些挑戰;為了達成目標,可能必須讓「一無所知」的聽眾「了解」你要傳達的訊息,讓「猶豫不決」的聽眾變成「相信」,讓「排斥」的人依某種方式「行動」,也就是說,聽眾要先「了解」故事,「相信」其中的訊息,才會有所「行動」。

    那麼,該如何說一個好故事,讓簡報成為提案致勝的關鍵?你可以這樣做:

1.找出聽眾簡報成功一半

    每一個簡報都是量身訂做,由「某一組」簡報人員針對「某一種」聽眾,所說的「某一個」目的「某一個」故事。因此,要事先了解簡報背景,像是何時要做簡報?時間多長?在對方公司或哪個會場進行?是否需要現場示範?需要哪些器材等人、事、時、地、物的因素,才能進行簡報內容的準備。

    想要創造有效簡報的不二法門就在於了解聽眾,找出最有利聽眾的部份,」平林純在《這樣簡報超厲害》這樣說。從花時間了解顧客屬性、研究他們使用產品(或想法)的方式與原因、財力限制、面臨的競爭議題等方面著手,才能讓簡報聚焦在「給予聽眾關鍵誘因」,說對故事,自然邁出成功的第一步。

2.設計流程有效說服聽眾

       即使有了關鍵誘因,想要有效說服聽眾,就必須掌握簡報流程。基本上,不管簡報時間長或短,聽眾的注意力大多集中在開始的3分鐘與簡報快要結束的時候,因此,在這兩個時段傳達簡報內容的重點與關鍵字,最能直達聽眾內心。
 
       簡報開始前,先想像一下聽眾的狀況,他們可能剛走進會議室、正在喝咖啡,或是忙著用智慧型手機處理公事,該如何捉住他們的注意力?「這時,不妨丟出聽眾會關切的問題!」陳彥宏說,擅用開場白,不僅能捉住聽眾注意力,也能幫助簡報者用較輕鬆的對話方式切入簡報。

        當成功吸引全場注意後,是不是就該直接描述產品、服務,全速進行簡報內容呢?魏斯曼建議,開場白後,應該最好以簡練的方式帶出公司產品或服務的獨特處,並進一步與簡報目的結合,讓聽眾清楚知道具體的重點與方向,才不會在聽簡報的過程中迷路。

3.建構內容贏得難纏聽眾

        不過,想要贏得難纏聽眾的青睞,Apple公司執行長賈伯斯(Jobs)的作法是:想出讓媒體在簡報後不斷炒作的標題。如果只是進行小型簡報,那就想出一個可以讓聽眾直接聯想到簡報目的的標題吧!

        簡報有了動人標題後,所有的內容素材都必須符合這項主軸。魏斯曼建議,以「直線型」邏輯來安排素材的路徑,較容易為聽眾導航,使對方能輕鬆了解、記憶與傳遞簡報者想表達的論點,進而到達「終點」。簡報元素裡,或原因與結果之間存在很清楚的關係,聽眾就能掌握住簡報者說明、了解簡報內容。

        為了避免聽眾需要大費周章才能理解簡報重點,設計簡報的架構時,要先想好基本模式,知道「自己的簡報要以什麼方式進行」後,就能很快導出「淺顯易懂的提案」。

4.重申誘因幫對方作結論

        當簡報者把開場白、獨特賣點與內容連結後,簡報目的的論點核心自然浮現出來,此時,只要重申簡報一開始就說明過的誘因,讓聽眾再次認同「接受你的方案,就能解決問題、獲取利益」後,這就是成功的簡報。
 
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